Vrijwel iedere organisatie, of dit nu een bedrijf, vereniging of stichting is, kent een secretaris die werkzaam is binnen de organisatie. De primaire taak van een secretaris is om de verslaglegging te organiseren van de organisatie.
In de praktijk komt dit vaak neer op 1) het voorbereiden van vergaderingen, waarbij verschillende beslissingen moeten worden genomen over de toekomst van de organisatie. Daarnaast wordt het takenpakket van een secretaris steeds verder uitgebreid. Hierbij kun je denken aan 2) het in de gaten houden van de acties die worden genomen nadat de beslissingen binnen de vergadering zijn gemaakt. Hierbij houdt ook de secretaris vaak toezicht op de genomen acties.
Secretaris bij een vereniging
Om de vergadering ordelijk en gestructureerd te laten verlopen kent eigenlijk iedere vereniging wel een secretaris. Deze persoon zorgt er dan ook voor dat de notulen gemaakt worden tijdens de vergadering. Daarnaast zorgt een secretaris er ook voor dat de vergadering wordt voorbereid, dat er agendapunten op de agenda komen te staan en dat alle personen worden uitgenodigd die aanwezig moeten zijn bij de vergadering. Het takenpakket van de secretaris wordt dan ook steeds verder uitgebreid. Zo is de secretaris bij veel verenigingen ook de eerste contactpersoon waar je mee in aanraking komt. Wanneer de secretaris geen antwoordt kan geven zal hij of zij je doorsturen naar de juiste persoon.
Administratief
De rol van de secretaris is bij de meeste organisaties een administratieve rol. Dit kan zich ook uitten in het verzorgen van de administratie die betrekking heeft op de leden van bijvoorbeeld een voetbalvereniging. Hierdoor wordt er voor gezorgd dat de administratie op orde blijft en daarnaast volgens de wet wordt nageleefd. In veel kleine verenigingen zie je dan ook dat de secretaris steeds meer taken op zich neemt en een combinatie is van verschillende functies die vervuld moeten worden. Bij grotere organisaties wordt vaak van een algemeen secretaris gesproken, dit in tegenstelling tot een rechtbank, waarbij wordt gesproken van een griffier.
Waarom een secretaris inhuren?
De rol van een secretaris binnen een organisatie is in de meeste gevallen ondersteunend. Dit wil vooral zeggen dat de secretaris de vergaderingen voorbereid, notuleert en zorgt dat de juiste personen worden uitgenodigd. Daarnaast zorgt de secretaris er ook voor dat de agenda wordt opgemaakt. Doordat de secretaris een ondersteunde rol invult hoeft deze persoon niet altijd gelinkt te zijn aan de organisatie. Dit stelt je in staat om als organisatie gebruik te maken van een ingehuurde secretaris. Hierbij zorgt de secretaris die je inhuurt voor de voorbereiding en het verloop van de vergadering. Dit neemt je als organisatie een hoop werk uit handen.
Ondersteuning
De grootste taak van een secretaris is die van het ondersteunen van de vergadering, zodat deze op een nette manier verloopt waarbij iedere spreker evenveel tijd krijgt. Deze kerntaak wordt nog al eens ondergesneeuwd door andere taken die steeds op het bordje van de secretaris worden gelegd. Echter leiden deze taken vooral af van hetgeen de secretaris vooral moet doen. Het is dan ook goed mogelijk om een externe secretaris in te huren die wel bedreven is in het in goede banen leiden van een vergadering.
Freelance
Steeds vaker zie je dan ook een freelance secretaris die voor allerlei opdrachtgevers is in te zetten. Daarnaast komen er ook steeds meer bureaus op de markt die verschillende freelance secretarissen onder hun hoede nemen. Hierdoor acteren dergelijke bureaus als tussenpersoon waarbij een opdrachtgever aan kan geven wat voor soort secretaris wordt gezocht. De taak van de freelance secretaris is dan ook om de vergadering voor te bereiden en er voor te zorgen dat deze goed verloopt. Dergelijke kwaliteiten zijn vaak niet in iedere organisatie aanwezig, waardoor de taak van een secretaris vaak wordt ingevuld door een ander lid van de organisatie. Echter kan het zijn dat die een belang heeft.
De taken van een secretaris
Vrijwel iedere organisatie heeft een secretaris die vooral naar voren stapt wanneer er vergaderingen moeten worden voorbereid. In veel gevallen heeft de secretaris dan ook een ondersteunende functie binnen de organisatie. Echter wordt het takenpakket van de secretaris steeds verder uitgebreid. Welke taken heeft een secretaris nu eigenlijk?
Primaire taak
Allereerst wordt de secretaris aangesteld binnen de organisatie om er voor te zorgen dat de vergaderingen soepel en goed verlopen. Hierbij wordt vaak de nadruk gelegd op de ondersteunende functie van een secretaris, echter moet deze net zo vaak goed kunnen coachen. Deze laatste taak is er vooral op gericht om de vergadering op een juiste wijze te laten verlopen, waarbij er op wordt gelet dat iedere spreker evenveel tijd krijgt en dat de gemoederen niet al te hoog oplopen. De secretaris heeft hierin een sleutelrol.
Andere taken
In de praktijk komen er vaak veel meer taken op de schouders van de secretaris terecht. Er wordt dan ook vaak gesteld dat de secretaris het geweten van de organisatie is. Dit wordt voornamelijk gezegd omdat de secretaris bij alle vergaderingen aanwezig is, deze ook notuleert en er voor zorgt dat er actielijsten worden gemaakt. Daarnaast houdt de secretaris in veel gevallen ook een archief bij, zodat later kan worden teruggezocht op bepaalde bepalingen of beslissingen die genomen zijn.
Daarnaast krijgt de secretaris ook vaak de taak om na te gaan of bepaalde actiepunten wel binnen de organisatie passen. Al deze procedures worden door de secretaris bewaakt en in de gaten gehouden. Er komen bij veel organisaties of verenigingen dan ook veel meer taken bij de secretaris te liggen dan aanvankelijk het idee is. Hierdoor kan het zijn dat de coachende taak van de secretaris steeds verder naar achteren wordt geschoven. Dit is echter niet de bedoeling, omdat andere leden in het bestuur vaak niet de aangewezen persoon zijn om deze taak op zich te nemen.